3 problemas comunes del abastecimiento y como solucionarlos

Navegar por los desafíos inherentes al proceso abastecimiento es esencial para las organizaciones que aspiran a la excelencia operativa y a obtener una ventaja competitiva. La gestión de relaciones complejas con proveedores, el aseguramiento del cumplimiento normativo, la optimización de los procesos de adquisición y la implementación de tecnología para lograr eficiencias son solo algunos de los retos que componen el complejo escenario de las adquisiciones. Estos desafíos requieren una atención estratégica y soluciones creativas e innovadoras.

Te invitamos a unirte a nosotros mientras profundizamos en 3 desafíos comunes de adquisición, ofreciendo soluciones concretas y demostrando cómo las organizaciones pueden usar la tecnología para simplificar sus procesos de adquisición, minimizar riesgos y fortalecer sus cadenas de suministro, haciéndolas más sólidas y resilientes. Independientemente de si eres un profesional del  abastecimiento con años de experiencia o alguien nuevo en este ámbito, esta exploración brinda perspectivas cruciales para mejorar la eficiencia y efectividad en las adquisiciones dentro del complejo entorno empresarial actual.

Gestión y mitigación de riesgos en Procurement

Introducción a la gestión de riesgos en la adquisición

La gestión eficaz de riesgos es fundamental para procesos de adquisición exitosos. En el complejo mundo interconectado de la cadena de suministro, la habilidad para identificar, valorar y mitigar proactivamente riesgos potenciales es más que beneficiosa; es crucial. Implementar una estrategia sólida de gestión de riesgos no solo garantiza la continuidad del negocio y previene las pérdidas financieras, sino que también preserva la integridad de la cadena de suministro ante desafíos inesperados.

Estrategias para la Identificación y Evaluación de Riesgos

El primer paso en una estrategia robusta de gestión de riesgos es la identificación y evaluación de riesgos potenciales. Esto implica un análisis completo del proceso de adquisición para identificar vulnerabilidades. Las estrategias clave incluyen:

• Evaluación de Proveedores: Realizar evaluaciones exhaustivas de la estabilidad financiera de los proveedores, medidas de control de calidad y fiabilidad en la entrega.
• Análisis de Mercado: Mantenerse informado sobre las tendencias del mercado global, incluidos los problemas geopolíticos, las fluctuaciones en los precios de las materias primas y los cambios regulatorios que podrían impactar las cadenas de suministro.
• Análisis de Contratos: Revisar los contratos de adquisición en busca de cláusulas que puedan presentar riesgos bajo ciertas condiciones, como penalizaciones por entregas tardías o provisiones para casos de fuerza mayor.
• Consulta información de terceros: Utiliza o contrata sistemas de terceros que puedan elaborar informe  y reportes de riesgo de los proveedores del mercado. Esto te permitirá tener una mirada 360 de todos tus proveedores potenciales.

Mitigación de Riesgos de Adquisición

Una vez que se identifican y evalúan los riesgos, el siguiente paso es la mitigación. Las estrategias efectivas incluyen:

• Diversificación de Proveedores: Reducir la dependencia de un único proveedor mediante la diversificación de fuentes puede mitigar los riesgos asociados con el fallo de proveedores.
• Acopio Estratégico: Mantener niveles de stock estratégicos para los artículos críticos para amortiguar contra las interrupciones de la cadena de suministro.
• Auditorías y Revisiones Regulares: Realizar auditorías regulares a proveedores y procesos internos para asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad y entrega.

2. Falta de visibilidad en los procesos de adquisición

El desafío de la invisibilidad

En el complejo entramado de la adquisición, la visibilidad juega un papel crucial, dictando el ritmo al que puede operar una organización. La ausencia de una visión clara en los procesos de adquisición suele resultar en una serie de desafíos significativos, como la gestión ineficiente de los recursos, retrasos en las entregas y el deterioro de las relaciones con los proveedores. Sin un entendimiento preciso de las dinámicas de adquisición, las organizaciones pueden verse forzadas a navegar en un mar de incertidumbre, tomando decisiones basadas en información que es, a menudo, incompleta o anticuada.

Logrando mayor transparencia

Mejorar la transparencia en los procesos de adquisición es fundamental para superar estos desafíos. Esto se puede lograr a través de:

• Datos de Adquisición Centralizados: Consolidar los datos de adquisición en una plataforma única y accesible asegura que los responsables de tomar decisiones tengan una visión integral de las operaciones de adquisición.
• Relaciones Colaborativas con los Proveedores: Construir relaciones fuertes y transparentes con los proveedores permite una mejor comunicación y colaboración, facilitando operaciones más fluidas y la resolución de problemas.
• Estandarización de Procesos: Estandarizar los procesos de adquisición en todos los departamentos garantiza la consistencia y facilita el seguimiento y la gestión de las actividades de adquisición.

3. Recopilación de datos e insights

¿Qué tan bien estoy comprando frente al mercado? 

En el corazón de cualquier estrategia de adquisiciones exitosa yace una base construida sobre datos precisos y análisis perspicaces. La habilidad de recolectar, analizar y actuar basándonos en datos precisos no solo optimiza las operaciones de adquisición, sino que también impulsa la toma de decisiones estratégicas que se alinean con los objetivos organizacionales. En la era de la información, los datos sirven como la brújula que guía a los profesionales de las adquisiciones a través de las complejidades de la dinámica del mercado, el desempeño de los proveedores y la eficiencia del gasto.

Métodos para la Recolección y Análisis de Datos

La recolección y análisis de datos en la adquisición implica un enfoque sistemático para reunir información relevante y derivar conclusiones accionables. Los métodos clave incluyen:

• Evaluaciones de Proveedores: Realizar evaluaciones exhaustivas de las capacidades de los proveedores, estabilidad financiera y cumplimiento con los estándares de calidad para asegurar que cumplan con las necesidades organizacionales.
• Investigación de Mercado: Mantenerse al tanto de las tendencias del mercado, fluctuaciones de precios y avances tecnológicos para informar las estrategias de adquisición.
• Métricas de Rendimiento: Seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPIs) relacionados con las actividades de adquisición, como la precisión de pedidos, tiempos de entrega y ahorro de costos, para evaluar la eficiencia y efectividad. Es evidente que la función de adquisición encapsula una compleja gama de actividades, cada una con su propio conjunto de desafíos. Sin embargo, también es claro que con cada desafío viene una oportunidad para innovar, agilizar y mejorar el proceso de adquisición para servir mejor a los objetivos organizacionales.

El viaje a través de estos desafíos subraya el papel indispensable del pensamiento estratégico, optimización de procesos y, de manera crítica, la adopción de tecnologías avanzadas de adquisición. Desde la gestión de riesgos y la mejora de relaciones con proveedores hasta asegurar el cumplimiento y optimizar los procesos de compra, las soluciones presentadas buscan empoderar a los profesionales de adquisición para convertir obstáculos potenciales en peldaños hacia la excelencia operacional.

Las conclusiones clave incluyen la importancia de construir relaciones fuertes y transparentes con proveedores y partes interesadas, aprovechar los datos para la toma de decisiones informada y utilizar software de adquisición para automatizar y simplificar procesos complejos. Adicionalmente, el énfasis en seleccionar los proveedores adecuados y la gestión estratégica de contratos y entregas destaca la necesidad de un enfoque meticuloso y proactivo en las prácticas de adquisición modernas