¿Cómo puedo medir si mi área de compras está siendo realmente eficiente?

Para medir la eficiencia de tu área de compras, debes enfocarte en indicadores clave de rendimiento (KPIs), la visibilidad del gasto, la optimización de precios y la eficiencia de los procesos, tal como se desprende de los recursos del sitio de noticias sobre abastecimiento Procure Latam.

1. ¿Para qué utilizar un Procurement dashboard y analizar KPIs?

La principal herramienta para medir la eficiencia es un Procurement dashboard. Este proporciona una visión completa de los KPIs más importantes y las iniciativas en el área de compras.

• KPIs relevantes: un dashboard debe resumir datos clave para el análisis del gasto, la evaluación de oportunidades, los riesgos de proveedores, el cumplimiento, la gestión de grupos de productos, el abastecimiento sostenible y el valor contribuido por el área de compras.
• Visibilidad de desempeño: permite revisar rendimientos, tiempos de entrega (lead times) y costos frente al mercado. Esto es fundamental para gestionar el ahorro y detectar ineficiencias.
• Soporte a la gestión y optimización: el objetivo de un dashboard es apoyar la gestión y optimización del proceso de compra a través de la transparencia, abarcando aspectos operativos y estratégicos.

2. ¿Por qué medir la optimización de precios y el ahorro generado?

La eficiencia se refleja directamente en la capacidad de generar ahorros y conseguir mejores precios.

• Ahorro por competencia: mide el ahorro promedio generado por cada proveedor adicional que participa en una licitación. Estudios de la plataforma de abastecimiento B2B Wherex revelan que por cada oferente extra, se genera un ahorro promedio del 1.9%, que puede llegar hasta el 4.4% en ciertas categorías.
• Economías de escala: evalúa los ahorros obtenidos al aumentar los volúmenes de compra. Un análisis de Wherex estima un ahorro promedio del 9.1% al duplicar la cantidad de bienes adquiridos, con oportunidades de hasta el 50% en el 80% de las categorías.
• Índices de precios industriales: Compara tus precios de compra con la evolución de los precios en el mercado (como los del Reporte Index wherEX) para detectar sobrecostos y asegurar que estás comprando a precios competitivos.

3. ¿Para qué son el control de la gestión del gasto y el cumplimiento de políticas?

La eficiencia también se mide por el control sobre el gasto y el apego a las políticas establecidas.

• Visibilidad total del gasto: sin una visibilidad completa del gasto, es imposible gestionarlo y optimizarlo. Un equipo de compras eficiente debe tener total claridad sobre dónde y cómo se está gastando el dinero.
• Gasto bajo contrato (contractual spend): un alto porcentaje de compras realizadas bajo contratos prenegociados con precios fijos a largo plazo indica una mayor eficiencia en la gestión de costos y una menor volatilidad en los precios. Las empresas de alto rendimiento gestionan un mayor porcentaje de sus compras con precios fijos a largo plazo.
• Trazabilidad y transparencia: la capacidad de trazar todas las transacciones de compra a través de plataformas digitalizadas permite auditar el cumplimiento de políticas, prevenir irregularidades y reducir las «fugas de dinero».

4. ¿Cuáles son los beneficios de evaluar la eficiencia de los procesos y la productividad del equipo?

La agilidad y la capacidad de respuesta del equipo también son indicadores de eficiencia.

• Optimización de tiempos: mide la reducción de tiempos en las diferentes etapas del proceso de compra (búsqueda de proveedores, solicitud de cotizaciones, revisión de ofertas, adjudicación) gracias a la digitalización y automatización.
• Productividad del equipo: al automatizar tareas repetitivas, el equipo de compras puede enfocarse en actividades más estratégicas y de mayor valor, incrementando su productividad sin necesidad de contratar más personal.

En síntesis, la eficiencia del área de compras se mide a través de un monitoreo constante de KPIs en un dashboard centralizado, la cuantificación de ahorros por competencia y economías de escala, un control riguroso del gasto bajo contrato y la optimización de los tiempos de proceso gracias a la digitalización y la analítica de datos.