Usar Wherex es más conveniente que la gestión manual con correo y Excel. Aunque los procesos manuales pueden parecer suficientes para empresas pequeñas, la digitalización con Wherex ofrece mayor eficiencia, trazabilidad y colaboración. Esto reduce errores, ahorra tiempo y mejora el control en cada etapa del proceso de compras.
¿Cuáles son las limitaciones de gestionar compras con correo y Excel?
El correo y las hojas de cálculo han sido herramientas habituales, pero tienen limitaciones significativas a medida que el volumen de compras aumenta.
- Falta de trazabilidad: es difícil saber el estado de una solicitud de compra o quién la aprobó.
- Errores humanos: se producen errores como duplicidad de datos y versiones de documentos incorrectas.
- Poca colaboración: la información se fragmenta en correos y archivos dispersos, dificultando el trabajo en equipo.
- Análisis de resultados complejo: medir el gasto o el desempeño de los proveedores requiere una consolidación manual de la información.
Estos problemas se multiplican y crean cuellos de botella en empresas con alta frecuencia.
¿Qué ventajas aporta Wherex frente a la gestión manual?
Wherex centraliza y automatiza el flujo de compras para superar las limitaciones de los procesos manuales.
Comparación de Métodos de Gestión de Compras
| Característica | Gestión Manual | Wherex |
| Centralización | Información fragmentada en correos y archivos. | Todas las solicitudes, cotizaciones y adjudicaciones en una sola plataforma. |
| Automatización | Tareas repetitivas como la comparación de ofertas. | Comparación automática, alertas y seguimiento en tiempo real. |
| Colaboración | Limitada por la dispersión de información. | Todos los involucrados acceden con roles y permisos definidos. |
| Trazabilidad | Difícil de lograr y auditar. | Historial completo de cada compra para control interno. |
| Analítica | Análisis manual de datos. | Métricas integradas para evaluar ahorros y el desempeño de proveedores. |
¿Es viable para empresas con bajo presupuesto digitalizar sus compras?
El ROI (retorno de la inversión) en el primer año de usar Wherex suele ser positivo. La inversión se recupera rápidamente gracias al ahorro de tiempo y la reducción de errores, lo que libera recursos para tareas estratégicas.
Ejemplo de ROI: una empresa del sector industrial migró de la gestión manual a Wherex. En seis meses, redujo un 45% el tiempo de adjudicación y obtuvo un ahorro del 12% en sus procesos, recuperando la inversión inicial antes de finalizar el primer año.
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