Importancia de la trazabilidad y transparencia en procesos de pago

El proceso de gestión de pago en empresas implica múltiples esfuerzos y recursos de parte de las áreas de contabilidad y tesorería. Estos son quienes deben mantener la trazabilidad y transparencia en la operación, de tal manera de garantizar orden, control y evitar problemas internos. Estos problemas muchas veces son causados cuando los procesos son manuales, dado que no están exentos de errores humanos.

Invertir en mejorar la trazabilidad en las operaciones de las empresas ayuda a minimizar riesgos tributarios por no pago de facturas en los plazos establecidos y permite a los proveedores monitorear la cobranza de sus productos o servicios, mejorando el control de flujo de caja.

Una mayor visibilidad de todo el proceso de pago permite incluso evitar posibles fraudes. Estos incluso pueden perjudicar la imagen corporativa y generar pérdidas de dinero para las empresas. La falta de trazabilidad en la gestión de pago también puede perjudicar a las empresas a la hora de recopilar información financiera para solicitar créditos a entidades financieras, por ejemplo.

Afortunadamente hoy existen servicios de software y tecnología especializada para el proceso de gestión de pago y cobranza. Estos permiten digitalizar y dar seguimiento a cada etapa del procedimiento a ambas partes. 

Solución a la transparencia y trazabilidad

Las plataformas digitales de gestiones de pago como por ejemplo wherEX Pay, ahorran todas las posibles problemáticas asociadas a la trazabilidad del pago y ayudan a la transparencia de estos procesos al ofrecer la información de cada pago en un solo lugar y de manera ordenada. 

En el Portal Pago a Proveedores se encuentra toda la información disponible para gestionar todo lo relacionado a las facturas aprobadas para pago. Además centraliza la comunicación e información con los proveedores. wherEX Pay también cuenta con un Aprobador de Facturas. Este hace una conciliación automática entre facturas, órdenes de compra y guías de recepción, además de automatizar el proceso de aceptación o rechazo de facturas y se conecta con el Servicio de Impuestos Internos, permitiendo reducir el riesgo de fraudes y errores en el pago.

La trazabilidad y transparencia son esenciales para las áreas de auditoría y compras empresariales. Las plataformas digitales que automatizan estos procesos permiten otorgar estas importantes características a la empresa que utilice el servicio en sus gestiones de pago.