5 beneficios de digitalizar tus cuentas por pagar y cobrar

En el momento de adjudicación de una licitación de un producto o servicio. El siguiente paso es gestionar el proceso de facturación de lo que se ha comprado. Desde el lado del proveedor queda como tarea la cobranza y del comprador el pago de lo transado.

La digitalización de estos procesos a través de herramientas tecnológicas permite múltiples acciones. Entre ellas agilizar los requisitos de las cuentas por pagar y por cobrar, simplificando las transacciones entre compradores y proveedores. Con esto aumenta la eficiencia de los departamentos de contabilidad y tesorería. Lo que permite eliminar los tediosos procesos manuales de búsqueda y recuperación de facturas que requieren mucho tiempo. Al mismo tiempo minimizar los riesgos y fraudes asociados a la gestión de pagos.

A continuación les compartimos los principales beneficios de digitalizar los procesos de cuentas por pagar y cobrar:

1. Información instantánea: Para las áreas encargadas de seguimiento de procesos de cobranza o pago dentro de cada empresa se requiere tiempo y esfuerzo para lograr llevar a cabo una información completa del proceso de cada transacción. Al digitalizar estos procesos se logra obtener información completa y en tiempo real sobre cada compra o venta. Esto genera un flujo de trabajo digitalizado e integrado. En detalle podrás ahorrar tiempo y recursos al no tener que recurrir al papeleo físico, correos electrónicos y llamadas telefónicas.
2. Reducción de errores: Los procesos de pagos manuales no están exentos de errores humanos. Incluso, existen casos de fraude por la falta de trazabilidad, esto significa cada año miles de dólares de pérdidas a las empresas. Al contar con una plataforma SaaS esta digitaliza las cuentas por pagar o cobrar. Con esto existe un registro y seguimiento completo de los compromisos por pagar y cobrar. Esto disminuye la posibilidad de pagos de facturas dobles, montos o cantidades incorrectas, facturas falsas u otros. Por otro lado, la automatización permite contar con sistemas de notificaciones para cumplir con sus compromisos de pago o cobranza de forma puntual. Lo que permite llevar a cabo un proceso más eficiente y confiable para los negocios involucrados.
3. Liquidez en menor tiempo: Algunos prestadores de este tipo de servicios SaaS ofrecen también financiamiento. En el caso de proveedores, al momento de cobranza sus clientes tienen 30, 45, 60 o incluso 90 días para el pago del producto. El financiamiento, como el factoring, les permite adelantar el pago de las facturas para el mismo día hasta en un 98%. Con ello tener mayor liquidez, permitiéndole operar de forma óptima y aumentar su cartera de clientes. En el caso de los compradores hay empresas que ofrecen confirming de prórroga. Lo que les permite acceder a financiamiento en el caso de no tener liquidez para poder efectuar el pago a sus proveedores.
4. Informes financieros: Al tener toda la información centralizada en una única plataforma permite a las empresas contar con una mayor trazabilidad del negocio. Esto facilita el análisis de datos y aumenta la exactitud de los mismos. Lo que  permite saber con mayor claridad sobre el estado financiero, el capital disponible y los movimientos realizados.
5. Portal proveedores y compradores: Algunos softwares cuentan con portales para proveedores y compradores. Dentro se puede acceder a toda la información de sus transacciones, trazabilidad del ciclo de vida de las facturas y el estado de estas. Al mismo tiempo, contar con un canal de comunicación entre compradores y proveedores, entre otras acciones en línea. Con estos factores se permite agilizar y eficientar los procesos de tesorería y contabilidad. Con lo cual se permite ganar tiempo y centralizando la información.

Los procesos digitales en distintas áreas de empresas cada vez logran hacer más eficiente y fácil las distintas gestiones requeridas. El pago o cobranza es uno de ellos, que cada vez conlleva mejores beneficios.

WherEX Pay es un módulo de la plataforma de licitaciones B2B wherEX. Esta digitaliza los procesos de gestión de pago y cobranzas. Esto se realiza de forma eficiente, disminuyendo costos y riesgos. Por lo que aumenta la eficiencia de los procesos de pago y cobranza. 

Por otro lado, esta plataforma posee una opción de financiamiento que va a permitir financiar toda la cadena de abastecimiento. Esto puede realizarse ya sea cuando recién se adjudica la licitación en el Marketplace de licitaciones de wherEX. También durante todo el ciclo de vida de la factura desde su emisión hasta el vencimiento.