Cuando las empresas adquieren bienes o servicios, es necesario controlar los documentos de respaldo (como las facturas). De este modo se puede disminuir el riesgo de pérdida de utilidades y efectivo. Estos riesgos, cabe destacar, suelen producirse por errores como pagos duplicados o fraudulentos.

Para facilitar esta tarea existe el sistema 3-way-match, también conocido como “validación de 3 vías”. Esta es una herramienta digital que ya está disponible en wherEX Pay. Esta solución integral permite automatizar de manera segura y eficiente las cuentas por pagar que una empresa mantiene con sus proveedores.

El sistema 3-way match se compone de tres elementos esenciales: La Orden de Compra (Purchase Order), la recepción de mercaderías y servicios y las facturas. Parece sencillo, pero esto es un gran volumen de información.

Tan sólo la orden de compra es un documento estandarizado y secuenciado. En términos prácticos, funciona como un acuerdo bilateral entre la empresa que ha comprado mercancías o servicios y la empresa que proveerá dichas mercancías o servicios. Es por esto que la Orden de Compra debe ser firmada y aprobada por el equipo de Compras luego de que se selecciona al proveedor idóneo.

Accede al sistema 3-way-match con wherEX

El sistema 3-way-match es capaz de automatizar información clave, como los términos legales asociados a esta transacción, las condiciones de pago, incluidos los descuentos ofrecidos, el número que identifica la Orden de Compra, la dirección de facturación, la dirección de entrega de los productos o servicios, el detalle de cada ítem comprado, sus respectivos precios y cantidades solicitadas, los montos extendidos, los impuestos sobre las ventas y el monto total.  A través de esta tecnología, toda esta información se valida automáticamente, ahorrando tiempo y recursos para las empresas que desean eficientar todo su proceso de Compras o Adquisiciones. 

Tanto la Orden de Compra, como la recepción de las mercancías y las facturas, solían ser procesos manuales, escritos en papel y que demandaban varios días de trabajo por parte de los equipos. Estos procesos ahora pueden realizarse de manera inmediata, en cuestión de minutos, a través del portal wherEX Pay. Si bien los grandes corporativos han sido pioneros en implementar esta tecnología, es sólo cosa de tiempo para que todos los negocios del país adopten la transformación digital en sus procesos de pago.

 

 

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