Alineando las Compras de tu empresa con las Finanzas

Según los esquemas tradicionales, los diferentes departamentos dentro de una empresa se estructuran en torno a sus propias funciones, objetivos y operaciones. Este suele ser el caso de los departamentos de Compras y Finanzas, pese a que sus funciones están muy entrelazadas.

Los departamentos de Compras (también llamados departamentos de Adquisiciones) podrían ser considerados como parte de las áreas de Finanzas, en la práctica. Muchas empresas están apostando por este enfoque, innovando en sus estrategias para alinear a ambos departamentos en una sola dirección.

Las diferencias entre Finanzas y Compras

Si bien es útil que los equipos de Finanzas y Compras trabajen juntos, es igualmente importante que haya una clara comprensión de la responsabilidad de cada equipo.

El equipo de Compras tiene como objetivo ahorrar dinero para la empresa en sus adquisiciones de bienes y servicios y es el equipo de Finanzas el que establece los límites de gasto para el equipo de Compras. Finanzas también es responsable de pagar todo lo que pida y reciba el equipo de Compras. A su vez, el equipo de Compras debe asegurarse de que los productos que ordenaron son los que recibieron y que lo que recibieron es lo que pagó el equipo de Finanzas.

Finanzas es responsable de proporcionar informes de gestión de gastos, informes de ingresos y otra información relacionada con la salud financiera general de la empresa. Estos recursos deben incluirse en la gestión de Compras para respaldar sus operaciones diarias y la toma de decisiones.

Con tantas partes involucradas, tantos procesos diferentes y simultáneos y una gran cantidad de datos importantes que se crean, comparten y administran todos los días, no sorprende que la colaboración entre Compras y Finanzas pueda volverse compleja. No obstante, la transformación digital ha solucionado este problema mediante la implementación de tecnologías S2P, es decir, Source-To-Pay, softwares que automatizan y centralizan la información que fluye desde los departamentos de Compra y Finanzas; soluciones como Wherex lideran en el mercado chileno. 

La clave está en la colaboración

Cuando la cadena de suministro financiero funciona bien, las empresas tienen suficiente efectivo para pagar todo, desde suministros hasta espacio de oficinas y salarios de los empleados. Esta cadena no solo se basa en operaciones de gasto ideales; también se basa en una gestión adecuada de las relaciones con los proveedores y opciones de adquisición válidas.

Las perspectivas de ambos departamentos en torno a los pagos y cómo estos deben realizarse no siempre se alinean. Los departamentos de Compras y de Finanzas encuentran su principal diferencia en este punto y es aquí donde suelen surgir los problemas. Estas diferencias pueden ejercer presión sobre la gestión de proveedores e incluso provocar que los proveedores se nieguen a trabajar con la empresa, lo que complica la gestión de Compras. Por otra parte, Finanzas podría impulsar condiciones de pago que funcionen mejor para ellos, como pagos de 90 días que faciliten la administración del flujo de caja. Pero estos términos pueden no ser adecuados (o aceptables) para los proveedores que tienen sus propias consideraciones de flujo de efectivo.

Mientras tanto, estos términos también dificultan que Compras mantenga relaciones positivas con los proveedores. De hecho, los proveedores podrían incluso aumentar sus precios para compensar las condiciones de pago poco atractivas. Una colaboración ideal entre Compras y Finanzas hará que los proveedores deseen trabajar con el negocio, abordará los problemas de pago y alineará a los dos equipos en su enfoque.

Un software S2P como Wherex Pay es capaz de reconciliar estas diferencias entre Compras y Finanzas, ya que permite que los proveedores de una empresa accedan a financiamiento de manera inmediata y con tasas preferentes, sin costo alguno para la empresa, ya sea mediante Confirming Prórroga o Confirming Pronto Pago.  

Que los equipos de Finanzas y de Compras no trabajen en sintonía es un grave obstáculo para las operaciones eficientes. De hecho, la colaboración exitosa entre Finanzas y Compras puede significar la diferencia entre una empresa que sobrevive al panorama de crisis de abastecimiento mundial y otra que no. Al asegurarse de que ambas partes entiendan los valores y los impulsos de cada uno, y al adoptar tecnologías modernas para automatizar e integrar sus operaciones de manera inteligente, las empresas pueden lograr mejores resultados y, al mismo tiempo, facilitar y optimizar el trabajo de sus empleados.